Για την ολοκλήρωση της διαδικασίας της αποδοχής κληρονομίας, ώστε το σύνολο ή ποσοστό της κληρονομίας (ακίνητα, κινητά, υπόλοιπο τραπεζικών λογαριασμών κλπ.) να αποκτηθούν κατά κυριότητα από τον ή τους κληρονόμους, τα σημαντικότερα χρονικά σημεία είναι η υποβολή της Δηλώσεως Φόρου Κληρονομίας, η υπογραφή στον συμβολαιογράφο της Πράξης Αποδοχής Κληρονομίας ή / και η έκδοση από το Δικαστήριο της διατάξεως που οδηγεί στο λεγόμενο Κληρονομητήριο. Για να καταφέρει ο κληρονόμος να τελειώσει τις παραπάνω διαδικασίες, εκτός από την ληξιαρχική πράξη θανάτου, το πιστοποιητικό περί μη δημοσιεύσεως διαθήκης ή άλλης διαθήκης και εκείνα της μη αποποιήσεως της κληρονομίας και της μη προσβολής του κληρονομικού δικαιώματος, ένα έγγραφο “κλειδί” είναι το πιστοποιητικό εγγυτέρων συγγενών, που εκδίδεται από το τμήμα Δημοτολογίου του Δήμου όπου ήταν εγγεγραμμένος ο κληρονομούμενος.
Πιστοποιητικό εγγυτέρων συγγενών εκδίδεται συνεπώς μόνο για Έλληνες πολίτες, δηλαδή για όσους ήταν εγγεγραμμένοι στο Δημοτολόγιο ενός Δήμου. Εάν ο αποβιώσας κατοικούσε μεν στην Ελλάδα, αλλά δεν είχε ελληνικό διαβατήριο και ταυτότητα, αλλά και στην περίπτωση που απεβίωσε εκτός Ελλάδος και δεν ήταν γραμμένος σε Δήμο στην Ελλάδα, έχει όμως περιουσία στην Ελλάδα, η απόδειξη των πλησιεστέρων συγγενών γίνεται με δύο ένορκες βεβαιώσεις ή υπεύθυνες δηλώσεις, δύο μαρτύρων, οι οποίοι θα δηλώσουν ότι γνωρίζουν καλώς εάν ο θανών ή η θανούσα άφησε τέκνα, σύζυγο ή εάν δεν άφησε τέκνα, εάν είχε σύζυγο, αδέλφια, τέκνα προαποβιωσάντων αδελφών ή και γονείς και ξαδέλφια.
Εν συνδυασμώ προς το αν στην κληρονομία υπάρχει διαθήκη ή όχι, από την Ελλάδα ή το εξωτερικό, το πιστοποιητικό εγγυτέρων συγγενών είναι ίσως το σημαντικότερο έγγραφο που επιτρέπει στην εφορία, στον συμβολαιογράφο, στην τράπεζα, αλλά και σε κάθε νομικό που ελέγχει τους τίτλους ενός ακινήτου που προέρχεται από κληρονομία, να διαπιστώσει με νομική ασφάλεια ποιοί είναι οι κληρονόμοι και τι ποσοστό κληρονομεί έκαστος. Εάν ο κληρονομούμενος απεβίωσε εκτός Ελλάδος, αλλά υπάρχουν αντικείμενα της κληρονομίας στην Ελλάδα, ελέγχουμε εάν υπάρχει οικογενειακή μερίδα σε Δήμο στην Ελλάδα. Μπορεί ο θανών στο εξωτερικό να είναι μόνο εγγεγραμμένος ως τέκνο των γονέων του, ενώ είχε μεταναστεύσει στο εξωτερικό, όπου παντρεύτηκε και έκανε παιδιά, χωρίς όμως να τα έχει εγγράψει στην Ελλάδα. Σε μία τέτοια περίπτωση, ίσως απαιτηθεί να εγγραφούν τώρα στο Δημοτολόγιο ο γάμος και η γέννηση των τέκνων που έλαβαν χώρα στο εξωτερικό, να ανοιχθεί νέα οικογενειακή μερίδα στην Ελλάδα και μετά να εκδοθεί το περίφημο πιστοποιητικό εγγυτέρων συγγενών. Εάν ο γάμος του ήταν δεύτερος, θα χρειασθεί να εγγραφεί ο πρώτος γάμος του, το διαζύγιο και μετά ο δεύτερος γάμος του. Μπορεί επίσης να χρειασθεί ακόμα και δικαστική απόφαση ελληνικού δικαστηρίου αναγνωρίσεως της ισχύος στην Ελλάδα της αλλοδαπής δικαστικής απόφασης διαζυγίου.
Εάν η κληρονομουμένη ήταν κάτοικος εξωτερικού, αναμφισβητήτως Ελληνίδα, με κληρονομιά στην Ελλάδα, αλλά όχι επισήμως Ελληνίς υπήκοος, διότι επί παραδείγματι είχε γεννηθεί στο εξωτερικό και δεν είχε κάνει ποτέ την διαδικασία κτήσεως ελληνική ιθαγενείας, για την απόδειξη των πλησιεστέρων συγγενών και τον προσδιορισμό των κληρονόμων, θα απαιτηθούν ένορκες βεβαιώσεις δύο μαρτύρων στην Ελλάδα ή στο εξωτερικό, που θα γίνουν δεκτές από την εφορία και τον συμβολαιογράφο εφόσον τηρηθεί ο απαιτούμενος τύπος, ώστε να περαιωθεί η μεταβίβαση των κληρονομιαίων στους κληρονόμους.
